Vom Experiment zum Workflow: Wie KI im Team wirklich produktiv wird

Der KI-Markt wächst schneller als jeder Überblick. Was wirklich passt, was wirklich hilft und was am Ende auch wirklich genutzt wird, das findet man selten allein heraus. Und genau da liegt der Unterschied zwischen einem Experiment, das irgendwann verstaubt, und einer Lösung, die den Arbeitsalltag wirklich verändert: Es braucht Menschen, die den Markt kennen, den Betrieb verstehen und beides zusammenbringen.

Der entscheidende Schritt dahin liegt nicht nur darin, das richtige Tool zu finden (oder gebaut zu bekommen) – vielmehr muss das auserkorene Tool am Ende auch in die Arbeitsprozesse integriert und auf seine Anwender:innen abgestimmt werden. Damit das klappt und damit schlussendlich ein Ablauf entsteht, der verlässlich läuft, sich wiederholt und wirklich im Alltag landet, müssen alle Vorgänge immer wieder betrachtet, analysiert und adaptiert werden – bis alles passt.

Und genau diesen Schritt begleiten die KI-Scouts.

 

Am Anfang war vieles noch improvisiert, ehrlich gesagt
 

Kurz nachdem wir die KI-Scouts ins Leben gerufen haben, um andere Unternehmen zu beraten, kamen die ersten Anfragen rein, und wir waren bereit, loszulegen. Dabei war am Anfang alles etwas turbulent, da wir zwar wussten, dass wir die Expertise und die passenden Leute mitbringen – am Ergebnis hatten wir also keine Zweifel –, aber wie unsere ersten Einsätze ablaufen würden und wie wir am besten zu dem Ergebnis kommen, da mussten wir uns selbst noch etwas überraschen lassen.

Am Anfang waren unsere studentischen KI-Berater:innen, darunter Gedeon und Moni, die von Anfang an dabei waren, quasi auf Abruf: eine Anfrage hier, ein Gespräch da, kurzfristige Termine, die sich noch kurzfristiger verschoben haben.

Aber genau das war auch lehrreich, weil wir in dieser Phase am schnellsten verstanden haben, wo der Schuh drückt. Nicht nur bei den Unternehmen, die wir besucht haben, auch bei uns selbst. Und wir haben gesehen, dass es Unternehmen genauso geht: KI ist da, der Wille ist da, aber es fehlt jemand, der den Prozess aktiv gestaltet und nicht loslässt, bis es wirklich läuft. Da sind wir auch wirklich froh, dass die Gründung unserer KI-Scouts selbst von Forschenden an Universitäten und externen KI-Expert:innen begleitet wurde.

 

Wo der Schuh drückt – wie wir in Unternehmen reingehen
 

Was von Anfang an klar war: Wir kommen nicht mit fertigen Antworten, wir kommen mit Fragen. Denn wer nicht die richtigen Fragen stellt, kriegt auch keine passende Antwort. Und genau das machen unsere KI-Scouts im Rahmen der kostenlosen KI-Erstanalyse, die entweder vor Ort oder remote läuft, ganz wie es passt.

 

Und so läuft die Erstanalyse ab
 

Unsere KI-Scouts gehen rein, schauen sich die Arbeitsabläufe an, begleiten Prozesse eine Weile. Und dann fragen sie: Was kostet täglich am meisten Zeit? Was wiederholt sich ständig? Was wünscht man sich, dass es irgendwie von alleine ginge? Was sind die eigentlichen Ziele, was sind die konkreten Wünsche?

 

 

Das klingt nach einem strukturierten Interview, manchmal ist es das auch (ja, wir arbeiten auch mit Interviewleitfäden und Fragebögen), meistens ist es aber eher ein Gespräch, das in alle möglichen Richtungen geht und trotzdem bei den wichtigen Dingen landet. Daraus erstellen wir einen Bericht, eine Übersicht darüber, was wir gesehen haben, wo Potenzial steckt, was sich realistisch umsetzen lässt.

Alles bis dahin kostenlos, alles unverbindlich. Erst dann, wenn beide Seiten das Gefühl haben, dass es passt, gibt es ein Angebot in Modulform: Unternehmen nehmen an, was gebraucht wird, und nichts, was nicht gebraucht wird.

 

Was das Team so macht – und warum die Mischung entscheidend ist
 

Unsere KI-Scouts gehen rein ins Unternehmen, analysieren, stellen Fragen, begleiten Abteilungen und bringen das, was sie verstanden haben, zurück ins Team. Oft haben sie nach der Analyse schon eine klare Vorstellung, welche Lösung passt, weil sie mittlerweile aus einer Vielzahl von Projekten und Branchen schöpfen können. 

Wenn es dann an die Umsetzung geht, setzen sie entweder auf bestehende Tools und Workflows, die kundenspezifisch angepasst werden, oder die Entwickler:innen im Team bauen etwas Maßgeschneidertes. Was dabei entsteht, läuft, es spart Zeit, und die Mitarbeitenden nutzen es wirklich, weil es zu ihrer Arbeit und ihren Bedürfnissen passt, die wir vorher gemeinsam offengelegt haben.

Dass das so funktioniert, hat auch mit der Zusammensetzung des Teams zu tun. Die KI-Scouts sind weder ein reines Informatik-Projekt noch ein reines BWL-Projekt. Es ist ein interdisziplinäres Expertenteam aus Wirtschaft und Wissenschaft: Unsere Studierenden aus verschiedenen Studiengängen werden dabei unter anderem begleitet von Prof. Dr. Mark Heitmann von der Universität Hamburg.

In der Praxis bedeutet das: Jemand, der versteht, wie Unternehmen ticken, jemand, der versteht, was technisch wirklich möglich ist, und ein wissenschaftlicher Rückhalt, der dafür sorgt, dass das, was wir tun, auch hält, was es verspricht, arbeiten zusammen. Und das klappt.

 

Fünf Branchen, ein Muster und immer eine neue Überraschung
 

In den ersten Monaten hatten wir Kontakt mit:

  • Unternehmen aus der Reisebranche,
  • dem Landhandel,
  • einer Werbeagentur,
  • einer Tierarztpraxis
  • und dem Handwerk.

So facettenreich diese Betriebe sind, das Grundmuster war jedes Mal verblüffend ähnlich: Alle hatten zeitfressende Aufgaben, die effizienter gestaltet werden können, und allen war eigentlich klar, dass KI relevant ist und dabei helfen kann. Aber gleichzeitig sind da ja – und das völlig zurecht! – auch immer Bedenken und auch Fragen wie: Wo fangen wir eigentlich konkret an? ChatGPT wird ja wohl kaum die beste Lösung sein.

Was uns jedes Mal neu überrascht hat: wie schnell man merkt, wo und wie stark der Schuh wirklich drückt, wenn man einfach zuhört (und man den Schuh selbst gar nicht an hat). Manchmal war es der Papierkram, der jeden Morgen eine Stunde frisst, manchmal die Kundenkommunikation, die immer denselben Ablauf hat, manchmal etwas, das das Unternehmen selbst noch gar nicht so konkret benennen konnte. Aber mit den richtigen Fragen findet man das eben gut heraus.

 

Irgendwann fanden wir unsere Routinen
 

Nach einigen Wochen auf Abruf und improvisierten Abläufen begann sich durch das, was sich bewährt hatte, eine Struktur zu setzen. Abläufe und Zuständigkeiten bei der Erstanalyse wurden klarer, die Bericht- und Angebotserstellung liefen immer besser und wir entwickelten schnell ein besseres Gefühl dafür, wie lange was braucht und wann ein Projekt reif für den nächsten Schritt ist. Das klingt nach Kleinkram, aber zusammen hat das einen riesigen Unterschied gemacht.

Und gleichzeitig haben wir in dieser Phase gelernt, was auch für unsere Kund:innen gilt: der Sprung vom Experiment zur Routine passiert nicht von alleine. Er braucht drei Dinge:

  • Erstens einen konkreten, wiederkehrenden Anwendungsfall, also nicht „KI für irgendwie alles“, sondern eine bestimmte Aufgabe, für die KI ab sofort zuständig ist.
  • Zweitens eine klare Zuständigkeit im Team, jemanden, der das Ding trägt und dafür sorgt, dass es genutzt wird.
  • Und drittens die Integration in einen Ablauf, der sowieso schon läuft, weil KI als Extra-Schritt hintenrunter fällt und stattdessen Teil eines bestehenden Prozesses bleibt.

 

Und wie sehen solche Lösungen jetzt konkret aus?
 

Eines unserer frühen Projekte macht das gut deutlich. Für ein Gymnasium haben wir den „Bibliomat“ gebaut: eine digitale Bibliotheksverwaltung, übersichtlich und wartungsarm. Das nimmt den Stress ab und lässt mehr Raum und Zeit für das, was an Schulen wirklich zählt: das Miteinander.

Außerdem haben wir mit der Handwerker-App „Meister“ etwas gebaut, das aus einem Muster entstanden ist, das wir in vielen Gesprächen gehört haben. Kostenvoranschläge zu schreiben, kostet u.a. Handwerker:innen enorm viel Zeit. Was simpel klingt, ist in der Praxis oft eine halbe Stunde pro Angebot. „Meister“ soll das in Sekunden erledigen: KI-gestützt, für genau diese Branche, direkt einsatzbereit. 

Das ist übrigens erst der Anfang, die App wächst noch mit Funktionen, die wirklich aus dem Handwerksalltag kommen. Damit wollen wir ein Werkzeug schaffen, das genau denen unter die Arme greift, die uns sonst unter die Arme greifen, und eine Lösung, die echte Zeit zurückgibt.

 

Was wir mitnehmen
 

Die ersten Monate haben uns gezeigt, was Unternehmen wirklich brauchen, wenn sie von „wir testen das mal“ zu „das läuft jetzt bei uns“ kommen wollen. Keine große Strategie, keinen langen Vorlauf, kein weiteres Seminar. Sie brauchen jemanden, der reingeht, den Alltag anschaut und versteht, den richtigen Anwendungsfall findet und dann in Zusammenarbeit umsetzt, bis es wirklich sitzt. Das ist, was die KI-Scouts machen. Und es funktioniert.

Wir haben es schon gesagt und wir betonen es noch mal: Das war erst der Anfang! Im nächsten Artikel zeigen wir erste Ergebnisse und ehrliche Einschätzungen, was die KI-Scouts als nächstes vorhaben.

 

Das war Teil zwei unserer KI-Scouts-Serie.

In Teil drei gibt es: erste Ergebnisse, ehrliche Einblicke und was wir für die Zukunft planen. Bald sind wir wieder da!

 

 

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