Es gibt Phasen im Unternehmen, in denen man merkt, dass sich etwas verändert, ohne dass es dafür einen offiziellen Startschuss gibt. KI war für uns genau so ein Thema.
Natürlich gab es Meetings, Pläne und Diskussionen darüber, wie wir KI einsetzen wollen. Aber der eigentliche Wendepunkt, an dem klar wurde, dass KI bei uns und bei vielen unserer Kund:innen wirklich etwas bewegen kann, war viel unspektakulärer.
Aber die nüchterne Wahrheit lautet doch: Viele Unternehmen starten mit KI. Wenige nutzen sie richtig. Und noch weniger verändern damit wirklich etwas.
Das klingt vielleicht erst mal frustrierend, aber wenn man die täglichen Prozesse genauer betrachtet oder mal einen Blick von außen auf den Arbeitsalltag eines anderen Unternehmens wirft, wie wir es bei unseren Kund:innen tun, ergibt es plötzlich Sinn. Denn der Moment, in dem KI bei Menschen zündet, kommt selten in Workshops oder großen Präsentationen.
Er kommt meistens genau dann, wenn man nicht damit rechnet: zwischen zwei Aufgaben, an einem unaufgeräumten Schreibtisch, in einer Situation, in der jemand eigentlich gar keine Zeit für Neues hat. Denn genau da wird KI wichtig – im wahren Arbeitsleben und in den vermeintlich eher unscheinbaren Situationen, die man nicht planen kann.
Als wir die ersten Schritte mit KI gemacht haben, war es bei uns nicht anders. Klar, wir hatten Gespräche darüber, wie wir KI in unsere Prozesse integrieren wollen, aber die wirklich entscheidenden Impulse kamen am Ende aus den Projekten und dem Tun selbst:
- aus dem Austausch mit unseren Studierenden, die einfach angefangen haben, Dinge auszuprobieren,
- aus Rückfragen von Kund:innen, die wissen wollten, ob und wie KI ihre Abläufe vereinfachen kann,
- und aus alltäglichen Mini-Situationen, in denen klar wurde, wie mächtig ein gut formulierter Prompt sein kann.
Im Laufe unserer Projekte ist uns immer mehr aufgefallen: KI verändert keine Organisation, wenn sie nur gedacht wird oder zur Verfügung steht. KI verändert Strukturen und Prozesse, wenn Menschen sie benutzen – gerne, neugierig und aus eigener Überzeugung, weil sie die Funktionen verstehen und den Nutzen erleben.
Wenn Sie neugierig sind, wie wir Unternehmen auf diesem Weg begleiten, dann finden Sie hier einen Überblick über unsere Angebote in den Bereichen KI-Kompetenz und Implementierung.
Woran KI-Einführungen scheitern – und was wirklich fehlt
Wenn wir mit Unternehmen sprechen, die KI einführen wollen, merken wir, dass sie oft an der gleichen Stelle stecken bleiben: Viele haben die Lizenzen schon gekauft oder Workshops durchgeführt, aber im Alltag passiert dann doch weniger als gedacht.
Das liegt nicht daran, dass die Lösungen schlecht sind. Es liegt daran, dass die wichtigste Frage oft ungeklärt bleibt: Wofür soll KI uns eigentlich helfen? Erschwerend kommt hinzu, dass viele Mitarbeitende nicht wissen, wie sie die KI in ihrem Kontext konkret anwenden können.
- So weiß eine Teamassistenz zum Beispiel gar nicht, dass sie Microsoft Copilot nutzen kann, um Besprechungsnotizen automatisch zu strukturieren und Aufgaben herauszufiltern, statt alles mühsam nachzubereiten.
- Oder eine Kollegin aus dem Kundenservice ahnt nicht, dass sie mit einer einfachen Prompt-Vorlage sowohl Antworten strukturieren als auch komplizierte Fälle automatisch sortieren lassen könnte.
- Und jemand aus der Redaktion nutzt zwar täglich ein CMS, aber nicht die KI-Funktion, die Snippets in Sekunden erzeugen kann, weil er schlicht nicht weiß, dass es die gibt.
Und ohne diese Klarheit bleibt KI eine zusätzliche und oft überfordernde Möglichkeit, aber eben keine echte Unterstützung.
Wirksam und wirklich ertragreich wird sie erst dann, wenn Teams nicht nur wissen, dass es KI gibt, sondern warum sie sie einsetzen sollen und was ihnen dadurch leichter fällt. Das klingt banal, ist aber in der Praxis doch der Unterschied zwischen „noch einem Tool“ und tatsächlicher Entlastung.
Genau deshalb erleben wir so viel Dynamik, wenn Studierende mit Teams zusammenarbeiten. Sie bringen diese Neugier mit und diese Lust, Dinge auszuprobieren und an den Mann und die Frau zu bringen, aber auch die Fähigkeit, die jeweilige Funktion dann, wenn sie benötigt wird, verständlich zu erklären. Wenn eine Mitarbeiterin inmitten des Arbeitsalltags im Zuge der KI-Implementierung sagt: „Zeig mir das bitte kurz“, und sie dann auch direkt erlebt, welcher konkrete Nutzen sich daraus ergibt, dann ist das ein praktischer und zugleich eindrücklicher Moment, in dem KI anfangen kann zu wirken.
Was wir aus der Projektrealität gelernt haben
Wir könnten an dieser Stelle fünf Listenpunkte aufzählen, aber eigentlich sind es keine isolierten Learnings. Sie hängen zusammen, wie Lernstationen erst gemeinsam zu einer umfassenderen Erkenntnis beitragen.
Am Anfang steht immer die Entscheidung, dass man KI wirklich nutzen möchte. Ohne diese Entscheidung bleibt alles optional, und optional setzt sich kaum etwas durch. Genauso wichtig ist aber, dass klar ist, wobei KI im eigenen Arbeitsalltag überhaupt helfen soll – also welchen ganz konkreten Zweck sie erfüllen soll. Genau an dieser Stelle unterstützen wir Teams oft dabei, ihren ersten echten Anwendungsfall zu definieren.
Dann kommt die Phase, in der Menschen Begleitung brauchen. Und damit meinen wir keine Anleitung, sondern echte Ansprechpartner:innen: Leute, die man fragen kann, wenn man unsicher ist, oder die einem zeigen, wie man eine Aufgabe zweimal so schnell lösen kann. Dafür können Unternehmen zum Beispiel bei der KI-Implementierung auf unsere Werkstudierenden zurückgreifen.
Nach dieser Startphase wird es interessant: Sobald Teams merken, dass KI ihnen tatsächlich hilft, entsteht Routine. Man probiert Dinge aus, verwirft sie, probiert neue aus und merkt irgendwann, dass KI nicht „on top“ ist, sondern ein fester Bestandteil der eigenen Arbeitsweise.
Unsere Partner:innen nutzen KI übrigens, um Abläufe zu strukturieren, die Zusammenarbeit in Teams produktiver zu gestalten, redaktionelle Aufgaben zu erleichtern oder E-Mails und Meetings automatisiert vor- und nachzubereiten. Erfahre hier mehr über die Perspektiven unserer Partner:innen – und darüber, was KI in der Praxis wirklich braucht und warum Verantwortung dabei entscheidend ist.
Wie wir KI in Projekten begleiten – ohne große Bühne, aber mit Wirkung
Wir erleben es jeden Tag: KI funktioniert nicht durch große Transformationen, sondern durch Nähe, Gespräche und durch die Bereitschaft, eine Frage ernst zu nehmen, statt auf ein Handbuch zu verweisen.
In vielen Projekten starten wir bewusst klein. Mit einem Use Case, in einer Abteilung oder mit einem speziellen Thema, das das jeweilige Team beschäftigt. Und dann gehen wir ganz nah an den Alltag heran und unterstützen bei spontanen Fragen, mit Side-by-Side-Lösungen und durch kleine Erfolgserlebnisse.
Unsere Rolle ist dabei selten die des „KI-Experten von außen“. Wir agieren dabei viel mehr als Übersetzer:innen und verbinden die Technologie mit den Menschen, die sie nutzen sollen, und der Realität, in der sie wirken soll.
Und genau das macht die Arbeit so effektiv:
- Wir entwickeln nichts im luftleeren Raum.
- Wir lernen parallel.
- Wir passen an.
- Und wir bleiben dran.
Man kann es so formulieren: Wir sind nie zehn Schritte voraus. Aber wir sind immer einen halben Schritt vorne. Und genau dieser kleine Vorsprung reicht aus, um Orientierung zu geben, ohne zu belehren.
Was Unternehmen daraus mitnehmen können
Wenn man KI wirklich nutzen möchte, sollte man dort anfangen, wo es manchmal ein bisschen wehtut, weil eigentlich keiner Zeit hat: im Alltag, bei echten Aufgaben und genau bei den Dingen, die Zeit kosten und sich verändern dürfen.
Unsere Erfahrung hat uns also gezeigt, dass KI ein Unternehmen nicht dadurch verändert, dass ein praktisches Helferlein eingeführt wird, sondern dadurch, dass die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt gerückt und gestärkt werden, um Prozesse so effizienter zu gestalten.
KI wird aktuell für alles verwendet. KI hat sicher Stärken und Schwächen, wir müssen verantwortungsvoll damit umgehen, vor allem aber unsere Mitarbeitenden befähigen, KI einzusetzen. Dann kann KI ein echter Mehrwert für Unternehmen sein.
- Jan Rudolph, Leitung für People & Culture, Operations und Marketing bei aimed analytics
Wenn Sie wissen möchten, wie KI in Ihrem Unternehmen ankommen kann, dann sprechen Sie mit uns.
